Wie erstelle ich den XML-Export
Den XML-Export können Sie unter "Datenaustausch > Export" erstellen. Dazu klicken Sie einfach auf den Button "Neue XML-Datei erzeugen" und anschließend auf den Button "XML-Export". Anschließend werden Ihnen die Datei und das Export-Protokoll in den Listen auf der Seite angezeigt.

Um die Datei herunterzuladen klicken Sie einfach unter der Spalte Aktion auf das Symbol mit dem Datenträger und dem Pfeil nach unten. Anschließend öffnet sich entweder der Dialog zum speichern der Datei oder Ihre Datei wird automatisch in Ihren Download-Ordner gespeichert (je nach Einstellung Ihres Browsers).

PIA Fälle §21 Import

im §21-Datensatz fehlen wichtige Informationen zu den PIA-Fällen. Um diese zu verarbeiten bräuchten wir hierzu eine zusätzliche Datei (LEI-Datei). Diese wird aber von den Krankenhäusern in den verschiedenen Bundesländern unterschiedlich geführt. Teilweise existiert diese Datei sogar gar nicht. Es wäre ein sehr hoher Erklärungsaufwand jedem Krankenhaus mitteilen zu können, wie es "seine" PIA Fälle bei promato QBM importiert. Hinzu kommt noch, dass PIA Fälle ohne diese LEI-Datei nicht von anderen ambulanten Fällen zu unterscheiden sind. Es könnte in der Summe also eine abweichende Zahl sein, wenn es weitere ambulante Fälle gibt.

Im Protokoll des §21-Datenimports finden Sie in den Fußnoten auch, dass die PIA Fälle beim Import nicht berücksichtigt werden.

Weisungsberechtigte Personen
Weisungsberechtigte Personen können zum Beispiel den AVV kündigen oder die Löschung all Ihrer Daten beantragen. Weisungsberechtigte sind also Herr/in aller Daten im Programm und der angelegten Mitarbeiter. Sie "verwalten" die personenbezogenen Daten.

Gesamtbericht woher Stammt die Information

Diese Information haben wir von einem Dienstleister des G-BA. Zusätzlich hat uns dieser wissen lassen, dass die DKG zwischenzeitlich an die LKGen ein Rundschreiben mit einer Vorabinformation zur Aussetzung der Erstellung der Gesamtberichte für das Berichtsjahr 2020 versandt hat. Der G-BA hat für Dezember 2021 einen Beschluss zu einer Übergangsregelung geplant, mit der die Erstellung der Gesamtberichte für das Berichtsjahr 2020 insgesamt ausgesetzt werden wird. Diese Info sollte also in den nächsten Tagen über die LKGen bei Ihnen eintreffen.

AVV Vertrag
bei dem Vertrag handelt es sich um einen Auftragsverarbeitungs-Vertrag (AVV) nach DSGVO.
Dieser gilt immer nur für das aktuelle Berichtsjahr und muss daher jedes Jahr neu geschlossen werden.

Zusätzlich benötigen Sie zur Erstellung der XML-Abgabedatei eine Lizenz von promato QBM. Auch diese muss jedes Jahr neu erworben werden.
Sie können Sie in promato QBM unter dem Menüpunkt "Aktivierung" erwerben. Auch ohne Lizenz können Sie bereits Ihre Daten erfassen.

Warum muss ein AVV Vertrag abgeschlossen werden?

Obwohl in promato QBM nur anonymisierte Datensätze importiert werden müssen die Nutzer des Systems (Mitarbeiter der Klinik) in promato QBM angelegt werden, um die Bearbeitung des Qualitätsberichts zu ermöglichen. Diese Nutzer sind mit ihren E-Mailadressen und Namen im System hinterlegt, so dass diese Daten auch für andere Mitarbeiter der Klinik, sowie im Rahmen von Support-Anfragen auch für Support-Mitarbeiter der netfutura GmbH ersichtlich sind. Zur Sicherstellung Ihrer und unserer Rechte und Pflichten gemäß der DSGVO empfehlen wir dem AVV zuzustimmen. Bitte beachten Sie hierzu die detaillierten Informationen innerhalb des AVV.
Durch den Abschluss des Vertrages fallen keine Kosten an. Der Vertrag kann jederzeit und ohne Einhaltung einer Frist schriftlich per E-Mail gekündigt werden.

Gerne können Sie in Ihrer Testphase auch auf einen AVV verzichten und diesen bei Bedarf nachträglich noch abschließen.


Ich möchte QBM aktivieren
Um promato QBM zur Abgabe Ihres Qualitätsberichts zu aktivieren, benutzen Sie bitte die Funktion "Aktivierung" im Programm. Sie finden diese im linken Menü ganz unten. Nachdem Ihre Bestellung bei uns eingegangen ist, erhalten Sie Ihre Rechnung umgehend per Mail. Den Aktivierungscode erhalten Sie in einer weiteren separaten Email nach erfolgtem Zahlungseingang.

der Versand des Aktivierungscodes ist ein vollautomatischer Prozess. Sobald das System den Zahlungseingang registriert, erhalten Sie umgehend Ihren Aktivierungscode.

Bisher konnte unser System keinen Zahlungseingang zu Ihrer Rechnung feststellen.
Gerne können Sie uns einen Überweisungsbeleg zusenden, damit wir die Überweisung manuell zuordnen können.

Wo muss ich den QB Bericht abgeben / Was muss ich dafür tun?
Um Ihren Bericht abgeben zu können müssen Sie sich bei der Annahmestelle des GBA unter https://qb-annahmestelle.g-ba.de/ registrieren.
Danach können sich entweder dazu entscheiden den API Schlüssel, den sie unter Dashboard > Benutzereinstellungen erhalten zu verwenden,
um über uns ihren Bericht bei der Annahmestelle hochzuladen. Sie können den Export auch manuell auf der Seite der Annahmestelle in ihrem Account hochladen.

Weitere Informationen erhalten Sie in diesen Dokumenten:
Handbuch:https://qb-annahmestelle.g-ba.de/assets/downloads/20210719_Handbuch.pdf
Quickstart guide: https://qb-annahmestelle.g-ba.de/assets/downloads/20210719_Quick_Start_Guide_der_Annahmestelle_Qb_V11.pdf

Technische Voraussetzungen (EDV/IT)?
die Ausführung von JavaScript muss für die Domain "qbm.promato.de" erlaubt sein.
Außerdem wird Zugriff auf folgenden externen Seiten benötigt:
stats.promato.de
mibew.promato.de
fonts.googleapis.com
fonts.gstatic.com
Ihre Internetverbindung zu den promato QBM Servern wird mittels SSL/TLS 1.2 verschlüsselt und somit optimal abgesichert.
Diese Technik, aus Online-Banking und Shopping im Internet bekannt, erfordert die offenen ausgehenden Ports 80 und 443 in Ihrem Router.
Die Bildschirmauflösung muss mindestens 1280x1024 betragen.

Was bedeuten die Hinweise bezüglich C5 im Protokoll des XML-Exports?
wir prüfen die Anzahl anhand der XML-Datei, also so wie Sie auch von außenstehenden geprüft werden könnte. Fälle, die weniger als 4 mal ausgeführt wurden werden im XML-Bericht als Datenschutzfälle markiert.
Das heißt, es wird keine genaue Anzahl mehr angegeben. Somit ist die genaue Berechnung, der Anzahl durchgeführter Operationen, nicht mehr möglich.
Wir prüfen hier nur noch ob der von Ihnen angegebene Wert im Bereich der plausiblen Zahlen liegt, was bei Ihnen der Fall ist.

Als Beispiel: Sie haben zwei OPS die 10 bzw. 2 mal ausgeführt wurden. Sie geben in C5 nun 12 ein.
Unsere Prüfung kann jedoch nur prüfen ob der Wert in C5 zwischen 11 und 14 liegt,
da der 2 mal ausgeführte OPS unter den Datenschutz fällt und nur noch bekannt ist, dass er zwischen 1 und 3 mal ausgeführt wurde.
Liegt Ihr angegebener Wert nun in diesem Fenster ist er theoretisch möglich und wird von unserem Programm als gültig gewertet.

Link zum Hinweis, wie man §21-Daten bearbeiten kann/soll.
https://www.dkgev.de/fileadmin/default/Mediapool/2_Themen/2.1_Digitalisierung_Daten/2.1.3._Elektronische_Datenuebermittlung/2.1.3.2._Datenuebermittlung_an_das_InEK/2019_03_11_091_KHEntgG_21FV_Merkblatt_zum_Verfahren.pdf

Bis wann kann ich mich bei der Annahmestelle registrieren?
bei der Annahmestelle können Sie sich bis zum 15. Dezember des Erstellungsjahres registrieren.

"Ihre Positionen in promato QBM entsprechen nicht den Rechnungspositionen. Bitte prüfen Sie Ihre Daten und teilen uns ggf. die notwendigen Anpassungen mit"
vermutlich haben Sie die Datenübernahme noch nicht durchgeführt, dadurch haben Sie noch keine Fachabteilungen in promato QBM hinterlegt und Ihre Rechnungspositionen weichen von den Positionen in promato QBM ab.
Gab es bei Ihnen, im Vergleich zum Vorjahr, keine Änderungen, können Sie den Hinweis ignorieren und die Aktivierung durchführen.

API Schlüssel der Annahmestelle zum eintragen in Promato QBM
den API Schlüssel der Annahmestelle für Ihren Account bekommen Sie unter Dashboard → Benutzereinstellungen, dort kann der Schlüssel auch neu generiert werden.

Abgabe über die API im Programm

um den Standortbericht über uns direkt abgeben zu können brauchen Sie einen API Schlüssel von der Annahmestelle.
Den API Schlüssel der Annahmestelle für Ihren Account bekommen Sie unter Dashboard → Benutzereinstellungen, dort kann der Schlüssel auch neu generiert werden.​

Sobald Sie diesen dann haben können Sie die zuletzt exportierte Datei an die Annahmestelle übermitteln indem Sie auf den Button "zuletzt exportierte XML-Datei an die Annahmestelle übermitteln​" klicken. Bitte beachten Sie, dass der Button erst erscheint, wenn Sie schon eine XML-Datei Exportiert haben. Im sich nun öffnenden Fenster müssen Sie dann den API Schlüssel eingeben und mit "XML-Export hochladen" den Vorgang bestätigen.​

​
Nach erfolgreichem Upload bekommen sie eine E-Mail von der Annahmestelle mit der Nachricht, dass der Upload erfolgreich war.

Neue Standortnummer
es wird an dieser Stelle die neue neunstellige Standortnummer aus dem Standortverzeichnis benötigt.
Diese neuen Standortnummern sind immer neunstellig, beginnen mit 77 und enden auf 000.
Die neue Standortnummer ist seit dem 01.01.2020 verpflichtend und wird ab dem Berichtsjahr 2020 auch im Qualitätsbericht verlangt.

Neuer Standort
unter dem Menüpunkt Verwaltung → Standorte steht Ihnen die manuelle Bearbeitung der Standorte zur Verfügung.
Über die Schaltfläche "Neuer Standort" können Sie einen neuen Standort anlegen. Geben Sie in dem Dialog einen Namen und die Standortnummer des Standortes ein.
Bestätigen Sie die Eingaben mit Speichern.

Gesamtbericht
Der Gesamtbericht wird ab diesem Jahr nicht mehr in promato QBM erstellt. Diesen erstellt die Annahmestelle nach Abgabe der Einzelberichte.
Weitere Informationen zum Ablauf des Gesamtberichts liegen uns leider nicht vor.

neue Fachabteilung
unter dem Menüpunkt Verwaltung → Fachabteilungen steht Ihnen die manuelle Bearbeitung der Fachabteilungen zur Verfügung.
Über die Schaltfläche "Neue Fachabteilung" können Sie eine neue Fachabteilung anlegen. Wählen Sie in dem Dialog den Schlüssel, einen Namen und die Art der Fachabteilung aus.
Bestätigen Sie die Eingaben mit Speichern.

Fachabteilung doppelt Bezahlen
Die Nutzungsgebühren setzen sich aus den Daten der zu exportierenden xml-Dateien zusammen.
Da Sie in Standort1 x Fachabteilungen, in Standort2 x Abteilungen und in den anderen Standorten jeweils x Abteilung erfassen und exportieren, ergibt sich als Summe xx Fachabteilungen, also xx zusätzliche.

Passwort zurücksetzen
Zum Passwort zurücksetzen geben sie auf der Login-Maske die E-Mail des Benutzers ein, dessen Passwort sie zurücksetzen möchten. Danach klicken Sie auf Passwort zurücksetzen. Nun wird eine E-Mail an den Nutzer geschickt mit einem neuen Passwort.
Es kommt beim nächsten Einloggen eine Aufforderung das Passwort zu ändern.

Link zum Upload §21 Daten
https://qbm.promato.de/qbm/views/import_support

Verhindern der Konvertierung von großen Zahlen in E-Notation in Excel
Um zu vermeiden, dass Excel große Zahlen in wissenschaftliche E-Notation umwandelt können CSV Dateien in Excel über den Import-Wizard importiert werden.

Öffnen Sie dazu eine leere Arbeitsmappe.
Folglich klicken Sie im Reiter "Daten" auf "Externe Daten abrufen" und wählen "Aus Text".
Es öffnet sich ein Konvertierungsassistent, wählen Sie im ersten Schritt den Punkt "Getrennt".
Stellen Sie sicher, dass in Schritt 2 unter Trennzeichen nur das Semikolon ausgewählt ist.
Im dritten Schritt wählen Sie nun in der Vorschau die Spalte mit den Zeitstempeln (Datum) aus, die in E-Notation formatiert würden und wählen als Datenformat "Text" aus.
Nun öffnet Excel die Daten korrekt, da die Zahlen als Text formatiert wurden. Es wird keine wissenschaftliche Notation mehr angewandt und die Zahlen können problemlos in promato QBM importiert werden.

Quelle: https://support.geekseller.com/knowledgebase/convert-txt-file-csv/ (Stand: 13.10.2021)

Wie kann ich die C-1 Daten vom Vorjahr bearbeiten?

Wenn Sie auf diesen Link klicken können Sie sich in der Version 2019 einloggen und ihre C1 Daten einpflegen.
Sollten sie eingeloggt sein können sie mit einem Klick auf Logout oben rechts auf die Login-Seite gelangen.

Anfrage QBM Beschreibung Vorlage

vielen Dank für Ihr Interesse an unserer Software promato QBM, zur Erstellung des strukturierten Qualitätsberichtes.
Unser Tool ist eine Weblösung, womit eine Installation seitens der Nutzer entfällt. Zum Nutzen des Programms benötigen Sie lediglich
einen aktuellen Webbrowser (Chrome, Firefox, Edge).
Die Registrierung ist kostenlos und das Programm bis auf den XML-Export auch ohne Aktivierung vollständig nutzbar. Sind Sie mit
unserem Programm zufrieden und möchten Ihre eingepflegten Daten beim GBA abgeben muss eine entsprechende Lizenz erworben werden.

Hierbei stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung. Einmal die manuelle Abgabe per XML-Datei oder
die automatische Abgabe unter Verwendung eines bei der Annahmestelle generierten API-Schlüssels im Programm.


Die Lizenzierung des Programms erfolgt jährlich und der Preis ist von der Anzahl der exportierten Standorte und Fachabteilungen abhängig.


Keine Alte Standortnummer vorhanden

Sollte keine alte Standortnummer vorhanden sein, so wird xx für diese angegeben.

Wie werden die OPS und die ICD zugeordnet?

OPS werden nach dem OPS-Datum zugeordnet. Dazu wird in der FAB.csv nachgesehen auf welcher Fachabteilung der Patient zu dem Zeitpunkt gelegen hat.
Bei den ICDs wird die Hauptdiagnose der entlassenden Abteilung zugeordnet.
Sollte es einmal notwendig sein Schlüssel zu verschieben, so können Sie links im Menü unter "Datenaustausch > Leistungsdaten verschieben"
Regeln zum Verschieben der Leistungsdaten erstellen.

DAS-KISS und ITS-KISS Antwort des dkgev

hierzu eine Antwort der Deutsche Krankenhausgesellschaft e.V.:

Laut dem Nationalen Referenzzentrum für Surveillance von nosokomialen Infektionen (NRZ) gibt es das Modul „DAS-KISS“ nicht.

Wir haben die Hintergründe der Änderung recherchiert und konnten keine inhaltlichen Gründe feststellen. Es handelt sich wohl um eine fehlerhafte Fortschreibung der entsprechenden Auswahlliste in den Qb-R. Daher gehen wir davon aus, dass das „DAS-Modul“ mit dem „ITS-Modul“ gleichzusetzen ist. Für das Berichtsjahr 2022 haben wir dies eingebracht, sodass im nächsten Jahr eine korrekte Angabe möglich sein wird. Für das aktuelle Berichtsjahr ist es leider zu spät, um eine derartige Änderung vorzunehmen.

Eine pragmatische Lösung für das aktuelle Berichtsjahr scheint es zu sein, die Teilnahme am „ITS-KISS“ unter „DAS-KISS“ anzugeben und ggf. mit einem Kommentar zu versehen.


2022 Verschiebung der Freischaltung Export wegen Unklarheiten G-BA

wegen Unklarheiten seitens der Datenstruktur des Qualitätsberichts wollen wir die aktuelle Gremien-Sitzung abwarten, daher wurde die Freigabe des XML-Exports verschoben.
Wir können aber mit Sicherheit sagen, dass wir den Export Anfang Oktober freischalten.

Wo ist A-4?
Das Kapitel A-4 wurde gestrichen, da differenzierte Angaben im neuen Kapitel C-9 "Umsetzung der Personalausstattung Psychiatrie und Psychosomatik-Richtlinie (PPP-RL)" aufgenommen wurden.

Was ist C-9?
Ab dem Berichtsjahr 2022 werden Angaben zur PPP-RL erstmalig im Qualitätsbericht dargestellt. Die dafür notwendigen Daten liegen im Rahmen des Nachweisverfahrens gemäß PPP-RL dem IQTIG vor. Daher wird das IQTIG als neuer Datenlieferant definiert und die Datenlieferung für diesen neue Akteur beschrieben. Die Daten werden bis zum 15. Oktober des Erstellungsjahres den vom IQTIG den Krankenhäusern zur Verfügung gestellt. Eine abschließende Prüfung und Kommentierung durch die Krankenhäuser können bis zum 31. Oktober des Erstellungsjahres erfolgen. Im Anschluss erfolgen die Einarbeitung der Rückmeldungen und Initiierung von ggf. notwendigen Korrekturen. Abschließend übermittelt das IQTIG die finalen Datensätze bis zum 15. November des Erstellungsjahres an die Annahmestelle Qb. Die Übermittlung durch das IQTIG ist abweichend vom Verfahren für die C-1-Daten möglich, da die Nachweisdaten gemäß PPP-RL dem IQTIG zu diesem Zeitpunkt bereits mehrere Monate vorliegen.



nach Rücksprache mit der Geschäftsführung kann ich Ihnen ausnahmsweise den Aktivierungscode zusenden, wenn Sie mir einen Überweisungsbeleg an qbm@promato.de schicken.


hier handelt es sich um einen Fehler beim G-BA, den manche Häuser betrifft. Wir haben mittlerweile hier mit den beteiligten Parteien ein Vorgehen abgesprochen und können Ihnen folgendes empfehlen (eine Änderung des Schemas ist bei dem "Tempo" des G-BA bei Beschlüssen nicht mehr möglich):
Das Problem liegt beim Import in C-8 und dort bei den pflegesensitiven Bereichen. Diese müssten Sie in Ihrer XLS-Datei alphabetisch sortieren, Ihr Wert 'Unfallchirurgie, Allgemeine Chirurgie, Orthopädie' müsste z.B. geändert werden in 'Allgemeine Chirurgie, Orthopädie, Unfallchirurgie'.
Danach die XLS nochmals in C-8 importieren, das Formular freigeben, das XML exportieren und per API abgeben.
Das wird dann funktionieren.

Sie müssen für jeden vollstat. Fall genau einen ICD-Code angeben. Für teilstat. Fällte dürfen Sie dagegen keine ICD-Codes erfassen. Da Tageskliniken nur teilstat. Fälle haben müssten Sie also die ICD-Codes löschen bzw. das entsprechende B-6 Formular auf "trifft nicht zu" setzen.
Sie müssen für jeden vollstat. Fall genau einen ICD-Code angeben. Für teilstat. Fällte dürfen Sie dagegen keine ICD-Codes erfassen. Wenn Sie in Ihren teilstat. Abteilungen also ICD-Codes erfasst haben müssten Sie diese löschen bzw. das entsprechende B-6 Formular auf "trifft nicht zu" setzen.


Allgemein:
*Leere oder unvollständige Zeilen werden entfernt.
*Fehlende Spalten werden mit leeren Werten aufgefüllt.

*FALL.csv:
*Der Aufnahmegrund mit 03 beginnt → teilstationär
*Der Aufnahmegrund mit 04 beginnt → vorstationär
*Der Aufnahmegrund mit 10 beginnt → StäB-Fälle
*Fälle werden verworfen, wenn:
*Der Aufnahmegrund mit 07 beginnt → Wiederaufnahme
*Der Aufnahmegrund mit 12 beginnt → Hybrid-Fälle
*Der Aufnahmeanlass "B" ist → Begleitperson
*Der Entgeltbereich einer Liste (PIA, HYB, BWH, BGH) angehört
*Das Entlassungsdatum fehlerhaft oder außerhalb des gewünschten Zeitraums liegt
*nicht in der FAB.csv enthalten sind

*FAB.csv:
*Zeilen mit fehlerhaften Entlassungsdaten oder ohne Bezug zum aktuellen Jahr werden entfernt.
*Es wird geprüft, ob Standortnummer und IK passen; nicht passende Zeilen werden (außer bei Sondernummer 779999999) verworfen.

*ICD.csv:
*Nur Hauptdiagnosen (Diagnoseart = HD) werden berücksichtigt.
*Es wird geprüft, ob der Fall voll- oder teilstationär war und ob er in der FAB.csv vorkommt.

*OPS.csv:
*Der OPS-Code wird in Kleinbuchstaben umgewandelt.
*Zeilen mit fehlerhaftem OPS-Datum oder unpassendem Gruppierungsstatus werden entfernt.